在WPS 2007邮件合并中引用特殊格式

office教程网 2024-01-15 13:54:28

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摘要：

WPS Office 2007在最新的个人版中开放了邮件合并功能。可以方便地在WPS文字中引用WPS表格或者EXCEL文档中的数据了。但是，对于一些特殊格式的数据，在进行邮件合并时，却只能引用到原始的数据，而无法带格式一起“引用”到WPS文字中来。

比如图1中的B列数据，在WPS表格中，显示为大写人民币格式。

图1 WPS表格

但用邮件合并功能引用到WPS文字中来时，却变成与A列一样的阿拉伯数字了(图2)。

图2 WPS邮件合并后效果

有没有办法让B列的特殊格式“原封不动”地引用到WPS文字中呢?在此我提供两种方案供选择：

第一种方法：复制粘贴法

首先在WPS表格中选中B列，按快捷键“CTRL C”将其复制到剪贴板，然后打开WPS表格，新建一空白文档，按“CTRL V”将刚刚复制的内容粘贴到文档中，你会发现用这种办法复制过来的数据格式与在WPS表格中的效果是一样的(即大写人民币格式)。接着全选WPS文字中的表格，并复制，然后再转到WPS表格中，把光标放到B1单元格，按“CTRL V”，这时，虽然看上去B列的内容并没有改变，其实其本质已经大不相同，先前的内容虽然显示为汉字，但实质仍是数字，但经过如此两次复制粘贴后，B列的单元格中的内容已经成为文本格式的汉字了。存盘退出WPS表格，在WPS文字中用邮件合并功能引用B列数据时，你会发现它们全部都是汉字的人民币大写，而不会再出现阿拉伯数字了。

这种方法很好理解，也简单，缺点是操作比较繁琐，恐怕为高手所不耻。另外如果A列单元格中的数值发生变化，B列相应单元格并不会随之变化，还需要我们再次重复操作一遍。那么，让我们再来看看第二种方法吧：

用控件工具在WPS表格中插入Flash动画
用控件工具在WPS表格中插入Flash动画大家经常用控件工具在PPT中插入Flash动画，经过尝试以后发现在WPS表格中也可以通过控件工具轻松地插入Flash动画，为枯燥的表格增加一点灵动的气息。主要步骤如下： 1、准备好将要插入的Flash动画素材，我要插入的动画素材是C盘根目录下的“精美时钟.swf”。 2、运行WPS表格后，在常用工具栏的空白处单击鼠标右键，在弹出菜单中点击“控件工具箱”(如图1)。图1 WPS中调用“控件工具箱” 再单击“控件工具箱”中的“其他控件”按钮，在弹出的下拉列表中拖动

第二种方法：文本函数法

所谓文本函数法，就是利用WPS表格中的TEXT函数，在WPS表格中将阿拉伯数字转换为文本，这样，当在WPS文字中用邮件合并功能引用时，自然就不会再出现阿拉伯数字了。

用WPS表格打开源文档，把光标放到B2单元格，输入公式“=TEXT(A2,"[DBNum2][$RMB]G/通用格式")”(不含外侧双引号，所有内容均多为半角字符)并回车，此时，B2单元格已经显示为大写人民币格式了。再次选中B2单元格，用鼠标向下拖动填充柄，即可将与A列对应的所有单元格都显示为大写人民币格式。

这种方法从根本上解决问题，且如果A列单元格中的数值发生变化，B列相应单元格的内容也会即时地随之变化。唯一不方便之处在于函数的内容比较难以记忆。其实，我们安全不必去死记硬背，这里有个小窍门(一般人我不告诉他)。

在WPS表格中，用鼠标右击任一单元格，在右键菜单中调出“设置单元格格式”对话框，在“分类”中选择“特殊→人民币大写”(图3)。

图3 WPS设置单元格格式

此时选不要急着点“确定”，而是切换到“自定义”，你会发现，在“类型”下面的文字框中会出现格式代码(图4),没啥说的，选中这些代码，按下“CTRL C”将其复制下来备用，点“取消”退出单元格格式设置对话框。

图4 WPS自定义单元格类型

选中B2单元格，在输入框中输入“TEXT(A2,"")”然后将刚刚复制下来的代码粘贴到逗号后面的半角双引号之间，得到“=TEXT(A2,"[DBNum2][$RMB]G/通用格式;[红色][DBNum2][$RMB]G/通用格式")”，大功告成!通过测试，将分号后面的内容删除也可正常显示，也就是前面的公式“=TEXT(A2,"[DBNum2][$RMB]G/通用格式")”了。