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如何提高Word重复操作效率

office教程网 2024-08-23 10:10:49
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摘要:

  如果要把标题一的格式复制给其他标题,你会怎么做呢?



  大多数人都知道,可以用格式刷。

  操作过程是这样的:

  ① 选中标题一;

  ② 单击格式刷;

  ③ 点击标题二;

  ④ 再次选中标题一;

  ⑤ 再次点击格式刷;

  ⑥ 点击标题三……

  如此循环重复,直到全部刷完为止,费时费力。但你是否知道,格式刷还可以连刷?



  你只需要在选中标题一后,双击格式刷,就能省去重复点击格式刷的操作,直接把格式刷给其他标题。(PS:PPT中的动画刷也能双击后连刷)

  但是复制粘贴格式,小编更喜欢直接用快捷键操作。

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  大家都知道Ctrl C/ V是用来复制粘贴内容的。那当加上Shift键后它们会变成什么?



  用快捷键的好处,按下C后,格式直接保存在后台,需要用时按一下V。即使复制后,中间有做过其他编辑操作,仍然可以继续粘贴。而在跨页面粘贴格式时,不用担心意外退出格式刷。

  但是即使用Ctrl shift V,也不能达到一次性解决问题的目的,需要重复性操作,如果有5个标题,就需要进行5次。



  这时就要使用Word里面非常智能的一个功能——“选中格式相似文本”。

  首先用Ctrl Shift C把标题一的格式复制到后台。然后点击标题二,再点击下图所示的按钮,把所有标题选中。



  剩下的标题就全部选中了,再用Ctrl Shift V就能全部搞定。



  你Get到了提高操作效率的秘诀了吗?

  要提高操作效率,最有效的,并不是死记硬背的快捷键,是需要掌握一个操作要领:重复的操作必有批量完成的方法!

  如果你有批量完成重复操作的意识,主动地去找解决方法,就能事半功倍:

  ① 要重复调整多个段落的格式 —— 批量选中,批量粘贴格式

  ② 要在页面顶部重复插入公司Logo —— 在页眉里插入Logo

  ③ 重复的错别字要全部修正 —— 替换法

  虽然看的只是简单的操作,但是背后的思维方式,才是高手和小白的真正差距所在。

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